Timeboxing ist eine einfache und sehr effektive Methode des Zeitmanagements. Sogar Persönlichkeiten wie Bill Gates oder Elon Musk setzen darauf. In diesem Blog möchte ich dir zeigen, wie Timeboxing funktioniert und wie du es ganz einfach mit Outlook nutzen kannst.
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Was ist Timeboxing?
Beim Timeboxing teilst du deinen Arbeitstag in feste Zeitblöcke ein. Anstatt dich von einer Aufgabe zur nächsten treiben zu lassen, planst du deine wichtigsten To-dos gezielt in den Kalender. Das hat gleich mehrere Vorteile:
- Du behältst den Fokus.
- Aufgaben ziehen sich nicht unnötig in die Länge.
- Dinge bleiben nicht ewig liegen, sondern werden wirklich erledigt.
Das Ergebnis muss nicht perfekt sein – Hauptsache, du kommst ins Handeln und verschiebst Aufgaben nicht ständig.
Timeboxing mit Outlook nutzen
Eine besonders praktische Variante ist es, die Aufgabenliste in Outlook direkt mit deinem Kalender zu verbinden. So gehst du vor:
- Aufgabenliste im Kalender einblenden: Ansicht → Layout → tägliche Aufgabenliste.
- Nun siehst du oben deine Termine und unten deine Aufgaben.
- Per Drag & Drop kannst du wichtige Aufgaben nach oben in den Kalender ziehen und dort als Zeitblock eintragen.
- Passe die Dauer an (z. B. 2 Stunden für eine Präsentationsvorbereitung).
- Wiederhole das für deine wichtigsten 1–2 Fokusaufgaben pro Tag.
Wichtig: Die Aufgabe bleibt trotzdem in deiner Liste stehen, bis du sie als erledigt markierst. So verlierst du nichts aus den Augen.
Tipps für die Planung mit Timeboxing
Aus meiner Erfahrung haben sich ein paar Punkte besonders bewährt:
- Plane am Vorabend – so startest du fokussiert in den neuen Tag.
- Halte es kurz – 5 Minuten Planung reichen völlig.
- Beachte deinen Biorhythmus – wichtige Aufgaben dann legen, wenn du am meisten Energie hast.
- Überplane nicht – lass ca. 30–40 % deines Tages frei für spontane Aufgaben oder Unvorhergesehenes.
Mit Timeboxing kannst du deine Aufgaben strukturierter angehen und gleichzeitig entspannter arbeiten. Ein aufgeräumter Arbeitsplatz mit einem ergonomischen Bürostuhl, einem höhenverstellbaren Schreibtisch und einem praktischen Rollcontainer unterstützt dich zusätzlich dabei, produktiv und fokussiert zu bleiben.